Devenir Bénévole

REJOINS L’AVENTURE VÉLO EN GRAND, DEVIENS SUPER BÉNÉVOLE !

ÉCRIS LA PREMIÈRE PAGE DE CETTE NOUVELLE HISTOIRE

Deviens un membre de l’organisation de Vélo en Grand en rejoignant la grande famille des Super Bénévoles. Une aventure humaine inoubliable !

Au-delà de l’aspect sportif, ce qui caractérisera la 1ère édition de Vélo en Grand sera sans aucun doute la convivialité, le partage, l’entraide et l’esprit fun qui y règnera. À travers cette force que vous apporterez, votre dévouement mais aussi votre bonne humeur, Vélo en Grand deviendra la référence dans son domaine. Nous vous remercions pour votre engagement.

Si tu veux en savoir plus sur le rôle des Super Bénévoles dans l’organisation de Vélo En Grand, consulte notre FAQ – Bénévole et notre Guide du Super Bénévole.

DEVENIR BÉNÉVOLE

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Devenir Référent Bénévole

UNE EXPÉRIENCE GRATIFIANTE ET ENRICHISSANTE

Le Référent bénévoles a pour rôle de gérer un groupe de 5 à 10 bénévoles.

Ses missions sont importantes car elles garantissent le bon déroulement de l’événement ainsi que la sécurité des bénévoles et des participants.

Missions du Référent avant Vélo en Grand :

  • Prendre contact avec son groupe de bénévoles 3 semaines avant l’événement pour s’assurer de leurs disponibilités et créer un premier lien.
  • Assister au briefing d’ouverture du festival pour :
    • Rencontrer les bénévoles,
    • Prendre connaissance de la position des secours ou des aides éventuelles sur le site,
    • Convenir de l’organisation et du lieu de rendez-vous avec vos différents bénévoles,
    • Récupérer vos t-shirts et badges « Organisation » !

Missions du Référent pendant le festival :

  • Former les bénévoles.
  • Vérifier qu’ils disposent du matériel nécessaire.
  • Vérifier leur disponibilité, la veille pour le lendemain ainsi qu’en cours de journée.

(En cas d’absence ou de non réponse, contacter le pôle coordination bénévoles, benevole@veloengrand.com ou 07.68.68.56.66).

  • Récupérer le matériel nécessaire pour votre activité et vérifier son état de fonctionnement avant remise aux bénévoles.
  • Rester en contact avec vos bénévoles afin de vérifier leur présence à leur poste, de gérer les incidents et de vérifier leur départ de leur poste à la fin de leurs horaires.
  • Ramener le matériel en fin de journée.

Les engagements de l’organisateur envers le Référent bénévoles :

  • Remise de la fiche de poste.
  • Formation au poste.
  • Fourniture de matériel en état de fonctionnement et d’usage.
  • Rappel des consignes de sécurité générales et spécifiques au poste.
  • Prise en compte des signalements d’incidents.

 

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Les Missions

DE NOMBREUX POSTES POUR TOUS

Faites votre choix et nous tâcherons de respecter au mieux ce dernier selon les besoins de l’événement. Peu importe votre sexe, que vous soyez pratiquant de vélo ou non, que vous soyez disponible 1, 2, 3 ou 6 jours… nous accueillons tous les volontaires âgés de plus de 16 ans dans la grande et belle équipe du Vélo en Grand pour nous accompagner dans l’organisation de cette grande fête du Vélo.

– Salon : En amont, vous serez en charge de l’implantation, du traçage et de la signalisation du salon. Pendant, vous serez les contacts privilégiés des exposants. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Inscriptions : Vous avez un contact privilégié avec les festivaliers sur une des différentes étapes de notre parcours d’inscriptions. La connaissance des outils informatiques (I-Pad, ordinateur) est recommandée. Bonne humeur et sourire de rigueur. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Accueil : Sur le salon au niveau des cabanes point infos, vous serez les premiers contacts des festivaliers et pourrez les orienter ou répondre à leurs différentes questions. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Assistant de parcours / Signaleur : Ce poste nécessite le plus grand besoin en terme de bénévoles. Vous évoluez au contact des participants : vous leur indiquez le chemin à suivre et veillez à leur sécurité. Les participants sont reconnaissants de ressentir votre présence et d’entendre vos encouragements. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Ravitaillement : Ce poste consiste à mettre en place et animer les ravitaillements. Ils sont prévus sur chacune des épreuves. Il nécessite de la manutention et du contact avec les participants. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Team PLV : Cette équipe s’occupe du montage, démontage de structures avant et après l’événement que ce soit sur le Salon ou les épreuves. Ce poste est physique et nécessite une bonne maitrise des métiers manuels. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Logistique : Cette équipe s’occupe de la logistique de chaque pôle de bénévolat dans la distribution du matériel par exemple. Ce poste nécessite une bonne organisation. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Balisage / Débalisage : C’est avant les épreuves que vous vous occupez de préparer au mieux les parcours. Grâce au balisage, les sportifs peuvent évoluer sans se perdre sur les sentiers. Une fois les épreuves terminées, vient le temps du débalisage afin de ne laisser aucune trace de notre présence. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile. Il nécessite une bonne condition physique et connaissance du terrain. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Ouverture / Fermeture épreuve : C’est au guidon d’un VTTAE de l’organisation que vous ouvrez ou fermez les épreuves chronométrées et randonnées. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile. Il nécessite une bonne condition physique et connaissance du terrain. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Brigade Boucles Test : c’est au guidon d’un VTTAE de l’organisation que vous vous assurez pendant l’événement de la bonne qualité du balisage des parcours tests et de leur sécurisation. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile. Il nécessite une bonne condition physique et connaissance du terrain. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Sécurité : Sur le salon, au niveau des différentes entrées, vous serez les premiers contacts des festivaliers et devrez assurer la sécurité des passages en effectuant une vérification visuelle des sacs. Bonne humeur, sourire et rigueur pour ce poste. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Parking : Sur les différentes zones de stationnement, vous serez en charge de la bonne circulation des voitures. Bonne humeur, sourire et réactivité pour ce poste. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Assistance course : Équipés d’une voiture de l’organisation et d’un porte vélo, vous assistez les festivaliers (casse mécanique, défaillance physique…) sur les différentes épreuves de la programmation et leur apportez un service de navette pour les ramener à l’arrivée. Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

– Hospitalité : Vous aurez pour mission d’accueillir et d’orienter la presse et les partenaires de Vélo en Grand. Ce poste nécessite une bonne communication, et avec le sourire c’est top!  Pour plus d’infos, téléchargez la fiche de poste.

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Les Packs Bénévoles

NOTRE MOYEN DE VOUS REMERCIER POUR VOTRE ENGAGEMENT

Pour vous remercier de votre implication à ses côtés, l’organisation de Vélo En Grand vous offre un Pack bénévole à la hauteur de votre investissement:

> Pack bénévole 1 : entre 1 et 2 plages horaires* de bénévolat

  • T-shirt Organisation
  • 29€ d’inscriptions Vélo En Grand offerts

> Pack bénévole 2 : entre 3 et 4 plages horaires* de bénévolat

  • T-shirt Organisation
  • 39€ d’inscriptions Vélo En Grand offerts

> Pack bénévole 3 : plus de 4 plages horaires* de bénévolat

  • T-shirt Organisation
  • 39€ d’inscriptions Vélo En Grand offerts
  • Abonnement de 6 mois au magazine Vélo Vert

* Il existe 1 à 3 plages horaires sur une journée d’événement, découvrez les sur la plateforme d’inscriptions.

Les petits + dans votre pack bénévole :

Nous sommes heureux de vous annoncer que vous aurez également la possibilité de découvrir des activités de la région en recevant : 

  • Une place gratuite pour le parc des Félins* en partenariat avec le Zoo de Lumigny.
  • Une entrée gratuite pour toutes réservations de 5 à 6 personnes pour faire un Escape Game chez Load Escape
  • Des sessions découvertes de Réalité Virtuelle* de 30 minutes chez A’Tout Gamer 2.0.
  • Des initiations gratuites d’1h30 de Disc Golf* avec le club Paris Couronne Passion Disc Golf avec encadrement et prêt de disques.
  • 2 places offertes pour Parrot World grâce au Département de Seine-et-Marne.

*Les modalités seront communiquées ultérieurement 

En fonction de vos plages horaires, les repas vous sont offerts ainsi que les hébergements pour les bénévoles extérieurs dans la limite des places disponibles.

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Dates à retenir

LES DATES ET DIFFÉRENTS ÉVÉNEMENTS À RETENIR

Pour préparer au mieux le Vélo en Grand plusieurs rendez-vous bénévoles sont organisés.

Si vous ne pouvez assister à ces différents rendez-vous, un compte-rendu vous sera communiqué afin que chacun dispose des informations dont il a besoin.

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Mercredi 15 septembre 2021:

  • Brève présentation de l’événement,
  • Présentation des Responsables et Référents bénévoles,
  • Informations précises liées aux missions de chacun,
  • Moment d’échanges entre les Responsables, les Référents bénévoles et leurs équipes.

Le tout suivi d’un temps d’échange, de questions réponses autour d’un apéritif gourmand, dans la bonne ambiance pour célébrer la première édition de VEG.

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Dimanche 19 septembre 2021:

Fermeture du salon + Soirée des bénévoles.

17h30 > On se donne tous rendez-vous le dimanche pour fermer les portes de ce grand salon, tous ensemble et dans la bonne humeur !

20h00 > On vous invite ensuite à une grande soirée bénévoles pour partager un repas tous ensemble et fêter comme il se doit la fin de ce bel évènement que l’on aura accompli collectivement. Un moment unique pour vous remercier de votre grande aide. 

FAQ – Bénévole

LES RÉPONSES SUR L’ENGAGEMENT BÉNÉVOLE À VÉLO EN GRAND

1 – Qu’est ce qu’un Super Bénévole ?

C’est un bénévole qui participe à l’organisation de Vélo en Grand. Il se verra confier diverses missions en fonction de ses préférences. Il est également enthousiaste, motivé et n’hésite pas à donner de sa voix pour soutenir les festivaliers participant aux différentes courses/randos.

Devenir un Super Bénévole de VEG, c’est l’occasion d’être totalement inclus à l’organisation de l’événement et de le découvrir ainsi sous un autre oeil. Le tout dans une ambiance conviviale.

2 – À quoi les Super-Bénévoles ont-ils droit  ?

Une réduction de 30€ à 40€ en fonction du nombre de plages horaires bénévoles effectuées. Soit au minimum la gratuité du pass festivalier vous permettant ainsi de profiter gratuitement des tests vélo ou alors d’une course/rando de votre choix.

Un équipement complet Organisation composé d’un T-shirt et d’autres surprises.

Un espace dédié aux bénévoles, un panier repas et une grande soirée spéciale bénévoles le dimanche soir pour fêter comme il se doit la fin de Vélo en Grand. 

Et pleins d’autres choses à découvrir sur place ! 🙂

3 – Comment s’inscrire en tant que bénévole sur le Vélo en Grand ?

Il suffit de compléter le formulaire « inscription bénévole ».

4 – Quels sont les différents postes que les Super Bénévoles peuvent prendre en charge sur le Vélo Vert Festival ?

– Salon : en amont, vous serez en charge de l’implantation, du traçage et de la signalisation du salon. Pendant, vous serez les contacts privilégiés des exposants. 

– Accueil : sur le salon au niveau des cabanes point infos, vous serez les premiers contacts des festivaliers et pourrez les orienter ou répondre à leurs différentes questions.

– Inscriptions : vous avez un contact privilégié avec les festivaliers sur une des différentes étapes de notre parcours d’inscriptions. La connaissance des outils informatiques (I-Pad, ordinateur) est recommandée. Bonne humeur et sourire de rigueur.

– Signaleur : ce poste nécessite le plus grand besoin en terme de bénévoles. Vous évoluez au contact des participants : vous leur indiquez le chemin à suivre et veillez à leur sécurité. Les participants sont reconnaissants de ressentir votre présence et d’entendre vos encouragements. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile.

– Ravitaillement : ce poste consiste à mettre en place et animer les ravitaillements. Ils sont prévus sur chacune des épreuves. Il nécessite de la manutention et du contact avec les participants.

– Team PLV : cette équipe s’occupe du montage, démontage de structures avant et après l’événement que ce soit sur le Salon ou les épreuves. Ce poste est physique et nécessite une bonne maitrise des métiers manuels.

– Logistique : cette équipe s’occupe de la logistique de chaque pôle de bénévolat dans la distribution du matériel par exemple. Ce poste nécessite une bonne organisation.

– Balisage / Débalisage : C’est avant les épreuves que vous vous occupez de préparer au mieux les parcours. C’est par votre balisage que les sportifs peuvent évoluer en chemin. Une fois les épreuves terminées, vient le temps du débalisage afin de ne laisser aucune trace de notre présence. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile. Il nécessite une bonne condition physique et connaissance du terrain.

– Ouverture / Fermeture épreuve : C’est au guidon d’un vélo que vous ouvrez ou que vous fermez les épreuves chronométrées et randonnées. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile. Il nécessite une bonne condition physique et connaissance du terrain.

– Brigade Boucle Test : C’est au guidon d’un VTTAE de l’organisation que vous vous assurez pendant l’événement de la bonne qualité du balisage des parcours tests et de leur sécurisation. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile. Il nécessite une bonne condition physique et connaissance du terrain.

– Sécurité : Sur le salon, au niveau des différentes entrées, vous serez les premiers contacts des festivaliers et devrez assurer la sécurité en effectuant une vérification visuelle des sacs. Bonne humeur, sourire et rigueur pour ce poste.

– Parking : Sur les différentes zones de stationnement, vous serez en charge de la bonne circulation des voitures. Bonne humeur, sourire et réactivité pour ce poste.

– Assistance course : Équipez d’une voiture de l’organisation et d’un porte vélo, vous assistez les festivaliers (casse mécanique, défaillance physique…) sur les différentes épreuves de la programmation et leur apportez un service de navette pour les ramener à l’arrivée.

Faites votre choix et nous tâcherons de respecter au mieux ce dernier selon les besoins de l’événement. Peu importe votre sexe, que vous soyez pratiquant de vélo ou non, que vous soyez disponible 1, 2, 3 ou 6 jours… nous accueillons tous les volontaires âgés de plus de 16 ans dans la grande et belle équipe de Vélo en Grand pour nous accompagner dans l’organisation de cette grande fête du Vélo.

5 – Quand les Super Bénévoles reçoivent-ils leur convocation ?

Par mail, environ trois semaines avant l’événement. Dans cette convocation, vous trouverez :

  • Votre planning bénévole.
  • Le/les poste(s) qui vous a(ont) été attribué(s).
  • Le Guide du Super Bénévole, également disponible ici.
  • Des informations pratiques (paniers repas, plan d’accès, lieux de rendez-vous, etc.).
6 – Comment les informations bénévoles sont-elles transmises  ?

> Chaque mois, une Newsletter spéciale bénévole est envoyée à l’ensemble des bénévoles avec les informations importantes.

> Par mail et échange téléphonique personnalisé avec l’un des coordinateurs bénévoles.

> Pour plus d’infos en direct et pour vous permettre d’échanger avec les autres bénévoles, une page Facebook et une page Instagram ont été entièrement consacrées aux bénévoles de Vélo En Grand . Un moyen très utile pour échanger plus facilement avec votre équipe de coordination bénévoles.

Facebook : @Bénévoles Vélo En Grand
Instagram : @Benevoles_veloengrand

7 – Quelles sont les différentes réunions/rassemblements bénévoles  ?

1ère réunion d’informations bénévoles fin juin.

Week-end bénévoles suite à la 1ère réunion bénévole : pique-nique, sortie organisée, etc. Un événement à ne pas louper ! 🙂 

2ème réunion d’informations bénévoles le mercredi avant le début de Vélo en Grand.

Grande marche des bénévoles pour fermer ensemble le salon de Vélo en Grand le dimanche, suivie d’une grande soirée bénévoles ! Un moment privilégié pour vous remercier et fêter tous ensemble et comme il se doit, la fin de ce bel évènement.

Retrouvez ces dates clefs via l’onglet Plus > Devenir bénévole > Dates à retenir.

8 – Quel est l’horaire de rendez-vous des Super Bénévoles lors de l’événement (avant, pendant, après)  ?

> Avant l’événement (du lundi au jeudi), l’équipe de coordination bénévoles vous attend à partir de 7h à l’Espace Bénévoles. (cf. plan)

> Pendant l’événement, de 6h à 22h à l’Espace Bénévoles

> Après l’événement (du lundi au mercredi), l’équipe de coordination bénévoles vous attend à partir de 8h à l’Espace Bénévoles

9 – Comment et où les Super Bénévoles récupèrent leurs équipements bénévoles  ?

Les équipements bénévoles (t-shirt, sac et surprises) sont à récupérer lors de la réunion d’informations bénévoles le mercredi avant le début de l’événement.

Pour les bénévoles qui ne peuvent pas assister à cette réunion, leur équipement reste disponible à l’Espace Bénévoles de 7h à 20h :

10 – Les Super Bénévoles doivent-ils prévoir de quoi se restaurer pendant la journée  ?

Le matin, vous pourrez profiter d’un café et de quelques gourmandises au niveau de l’Espace Bénévoles, puis vous recevrez pendant la journée un panier repas* complet pour reprendre des forces durant l’événement.

N’oubliez pas l’apéro et le grand dîner bénévoles organisé le dimanche soir à la suite de la fermeture du salon. C’est l’occasion de se retrouver pour fêter ensemble la fin de la première édition de Vélo en Grand et de vous remercier comme il se doit pour votre grande aide.

*Ce panier repas est attribué aux bénévoles étant en mission sur l’heure des repas ou effectuant une mission bénévole le matin puis l’après-midi. Il en est de même pour les repas et missions liées à la soirée.

11 – Quelles sont les choses à ne pas oublier le jour de l’événement  ?

Votre tenue complète Super Bénévole et votre badge.

Le document « Parking Organisation » si vous venez véhiculé lors du Festival.

Gourde, crème solaire, vêtements de pluies etc. en fonction de la météo.

12 – À quelle heure les Super Bénévoles finissent-ils la journée ?

Selon les différentes missions qui vous seront attribuées, l’horaire de fin de poste varie. Celle-ci peut se terminer aux alentours de 12h si vous n’êtes bénévole que le matin, aux alentours de 18h ou alors dans la soirée pour les bénévoles en mission sur les courses/randos nocturnes.

13 – Les Super Bénévoles ont-ils d’une place de parking réservée ?

Oui 🙂 Il suffit simplement de positionner sur l’avant de votre voiture le pass « Parking Organisation » pour qu’il soit visible.

On attend plus que toi ! 🙂

Contact : benevole@veloengrand.com –  07.68.68.56.66

Guide du Super Bénévole

RETROUVEZ DANS CE GUIDE TOUTES LES INFORMATIONS BÉNÉVOLES IMPORTANTES

Guide du super Bénévole

On reste en contact !

Nous mettons en place tous les moyens nécessaires pour pouvoir répondre à vos questions et vous transmettre les informations importantes. Pour cela, nous sommes présents sur Facebook et Instagram.

Vous pouvez également nous contacter par mail à l’adresse benevole@veloengrand.com ou par téléphone au 07 68 68 56 66.

Et pour ne rien louper, inscrivez-vous à notre Newsletter Bénévoles !







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